STANDARD OPERATING PROCEDURE

SOP & Syarat Ketentuan Sewa

Panduan transparansi prosedur persewaan peralatan multimedia, tata cara booking, standar loading H-1, serta komitmen garansi keandalan operasional.

1 PROSEDUR BOOKING & KONTRAK SEWA
  • Penyewa menyampaikan informasi tanggal event, venue, denah ruangan, dan estimasi rundown ke tim marketing kami via WhatsApp atau email resmi.
  • Tim teknis kami menerbitkan Surat Penawaran Resmi (Invoice/Quotation) dengan rincian unit alat dan jumlah operator yang bertugas.
  • Booking tanggal dinyatakan sah (lock date) setelah penyewa membayarkan Down Payment (DP) minimal 30% dari total nilai kontrak.
  • Pelunasan sewa dilakukan maksimal pada hari pelaksanaan (hari-H) sebelum acara dimulai atau sesuai kesepakatan invoice instansi/korporat resmi (Term of Payment B2B).
2 SOP LOADING VENUE & GLADI RESIK
  • Untuk peralatan skala menengah hingga besar (LED Videotron, Panggung Rigging, Sound Line Array), jadwal loading dilakukan pada H-1 acara.
  • Pihak panitia/penyewa wajib mengoordinasikan surat izin masuk loading (loading dock pass) dengan pihak pengelola gedung/hotel venue.
  • Setelah instalasi panggung dan multimedia tuntas, tim kami menyediakan waktu gladi kotor dan gladi resik bersama panitia dan MC tanpa biaya tambahan.
  • Bongkar peralatan (unloading) dilakukan segera setelah acara selesai secara tertib dan aman sesuai batas jam operasional gedung.
3 GARANSI UNIT CADANGAN & OPERATOR RESMI
  • Seluruh peralatan dioperasikan langsung oleh kru teknisi resmi Beres IT Multimedia (tidak disewakan lepas kunci untuk peralatan audio mixer dan video switcher).
  • Kami menjamin penyediaan unit cadangan darurat (spare mic, spare cable, switcher backup, dan inverter) langsung di lokasi acara.
  • Segala kerusakan alat akibat keausan teknis normal menjadi tanggung jawab penuh Beres IT Multimedia. Kerusakan yang diakibatkan oleh kelalaian fisik pihak ketiga di luar tim kami (tumpahan air disengaja, huru-hara audiens) akan dimusyawarahkan bersama.
4 KEBIJAKAN RESCHEDULE & FORCE MAJEURE
  • Perubahan tanggal (reschedule) dapat dilakukan maksimal H-7 acara selama ketersediaan peralatan pada tanggal baru masih tersedia.
  • Dalam keadaan darurat / force majeure (bencana alam gempa bumi, banjir bandang, kebijakan larangan keramaian resmi pemerintah), DP yang telah dibayarkan dapat dialihkan ke tanggal pengganti tanpa hangus.

Ada pertanyaan seputar kontrak kerja sama vendor B2B atau penawaran resmi?

Hubungi Legal & Administrasi Sewa